Quanto tempo vanno conservate le fatture di acquisto dei beni ammortizzabili

Tempo di conservazione fatture di acquisto

L’obbligo di conservazione dei documenti contabili secondo il Codice civile

“Per quanti anni devo conservare le fatture?”

Tutti sanno che la risposta è dieci anni.
Infatti, il Codice civile, all’articolo 2220 prevede:

“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso tempo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

Quindi, le fatture di acquisto, in base alla norma civilistica, devono essere conservate per dieci anni e dall’undicesimo possono essere legittimamente cestinate.

L’obbligo di conservazione dei documenti contabili secondo la normativa sull’accertamento fiscale

La normativa fiscale parametra i termini di conservazione a quelli di accertamento.
Infatti, i documenti contabili e, in particolare le fatture, devono poter essere esibiti dal contribuente in caso di richiesta da parte dell’Agenzia delle Entrate.

In caso di accertamento le fatture possono fare prova sia contro che a favore del contribuente (dipende dal singolo caso concreto).

Perciò, l’articolo 22 del DPR 600/73 prevede che:

“Le scritture contabili obbligatorie devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta, anche oltre i termini previsti dall’articolo 2220 del Codice civile. Fino allo stesso termine di cui al precedente comma devono essere conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali  delle  lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse.”

Faccio un esempio.
Alfa Spa acquista un impianto nel 2010, le fatture vengono registrate il 13.10.2010.
Applicando l’articolo 22, DPR 600/73 queste fatture devono essere conservate fino al 31.12.2015.
Perché?
Perché il termine che la legge assegna all’Agenzia delle Entrate per controllare il periodo d’imposta 2010 scade il 31.12.2015.

Il problema del termine di conservazione delle fatture di acquisto dei beni ammortizzabili

Normalmente il termine di conservazione delle fatture di acquisto per poterle consegnare in caso di accertamento fiscale è inferiore a quello civilistico e il contribuente non ha problemi a difendersi.
Ritorno all’esempio di prima.
La fattura di acquisto registrata il 13.10.2010 deve essere conservata ai fini dell’accertamento fiscale fino al 31.12.2015 e ai fini del Codice civile fino al 13.10.2020.
Perciò, se l’Agenzia delle Entrate chiede le fatture, può farlo solo entro il 31.12.2015, quando il contribuente è ancora obbligato a conservarle.
Quindi, il contribuente non può aver gettato via le fatture.

Qual è il problema della conservazione delle fatture di acquisto dei beni ammortizzabili?
I beni si definiscono ammortizzabili perchè il costo di acquisto viene ripartito durante il tempo di vita utile dell’impianto stesso.
Ogni anno viene indicato a Conto Economico una percentuale del costo di acquisto.
Dal momento che l’aliquota di ammortamento (cioè la percentuale del costo di acquisto che ogni periodo d’imposta si indica a Conto Economico) è molto bassa, l’ammortamento di un impianto dura più di cinque anni o di dieci anni.

Immaginiamo, ora, che nel 2022 l’ammortamento dell’impianto non sia ancora terminato e che nel 2027 l’Agenzia delle Entrate controlli la correttezza dell’ammortamento dell’impianto.
Alfa Spa ha cestinato le fatture di acquisto nel Gennaio 2021, dato che erano trascorsi più di dieci anni dall’acquisto e, quindi, non può mostrare all’Agenzia delle Entrate il documento che dimostra l’acquisto.

Dobbiamo, quindi, concludere che il contribuente deve conservare le fatture di acquisto dei beni ammortizzabili (ad esempio: impianti, fabbricati, attrezzature) per un tempo indeterminato?

La sentenza 9834/2016 della Cassazione

Questo problema è stato risolto dalla Corte di Cassazione nella sentenza 9834/2016.

L’Agenzia delle Entrate aveva accertato l’ammortamento e la società non aveva più la fattura di acquisto del bene, dato che erano trascorsi più di dieci anni dalla data di registrazione.

La domanda che viene posta alla Suprema Corte è:

Come si conciliano i due termini di conservazione?”.

Naturalmente, l’Agenzia delle Entrate riteneva che il contribuente deve conservare i documenti a tempo indeterminato, perchè, in caso di accertamento, deve esibirli all’Agenzia delle Entrate per difendersi.

Come risolve il problema la Cassazione?
Ampliando la visuale interpretativa (in termine tecnico si parla di “interpretazione sistematica”).

La Cassazione sottolinea che esiste anche un’altro articolo: 8, comma 5, della L. 212/2000 (cd. Statuto del contribuente).

L’articolo 8, comma 5 prevede:

“L’obbligo di conservazione di atti e documenti, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione.”

La Cassazione ricorda che lo Statuto del contribuente contiene i principi generali dell’ordinamento tributario; a qualcosa servirà pure?

Ecco la soluzione: il contribuente conserva le fatture per dieci anni.

Se l’accertamento dell’Agenzia delle Entrate è iniziato prima della scadenza del termine decennale, le fatture devono essere conservate fino al termine del procedimento di accertamento, anche se supera i dieci anni.

Se, invece, all’ultimo giorno del decimo anno il contribuente non ha subito l’accertamento, può cestinarle serenamente.

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